Как организовать работу курьеров доставки еды в CRM Recepto

В Recepto CRM и приложение курьера работают с одним заказом. Оператор назначает ответственного, курьер отмечает этап доставки, а актуальные данные становятся доступны команде и покупателю. Чтобы эта связь помогала в течение смены, нужно договориться о порядке назначения заказов и обновления статусов.

Подготовьте условия доставки и доступ курьеров

До начала работы проверьте зоны, тарифы, минимальную сумму заказа и условия бесплатной доставки. Они настраиваются в CRM и используются подключёнными сайтом и клиентским приложением при расчёте доставки.

Каталог тоже ведётся в CRM: изменения товаров, цен и изображений автоматически становятся доступны сайту и клиентскому приложению, использующим этот каталог. Акции задаются там же и применяются с учётом своих условий.

Так оператор получает заказ с уже выбранными товарами и условиями получения. Ему остаётся проверить данные и организовать доставку.

Курьеру нужен доступ к приложению своей организации. Он входит по номеру телефона и начинает смену. Перед первым рабочим днём стоит проверить вход и вместе пройти один тестовый сценарий.

Подробные настройки описаны в инструкции по доставке.

Выберите порядок распределения заказов

В Recepto предусмотрены два сценария: оператор назначает курьера или курьер самостоятельно принимает свободный заказ.

Назначение оператором удобно, когда один человек координирует выдачу. В списке заказов CRM оператор открывает столбец «Курьер» и выбирает сотрудника. После сохранения заказ исчезает из общего списка свободных и появляется у назначенного курьера. Дополнительно принимать такое назначение курьеру не требуется.

Самостоятельное принятие подходит, когда курьеры разбирают доступные доставки по согласованным правилам. Заказ с доставкой без назначенного курьера показывается в разделе «Свободные», если соответствует условиям отображения. Заказы на самовывоз туда не попадают.

Курьер может работать с несколькими заказами одновременно. При этом последовательность поездок и допустимую нагрузку команде нужно согласовать отдельно.

Порядок действий оператора показан в инструкции по списку заказов.

Обновляйте статус в момент действия

Договоритесь, что статус отражает фактический этап доставки. Если отмечать всё в конце смены, оператор в течение дня будет видеть устаревшую картину.

Рабочая последовательность может выглядеть так:

1. Оператор проверяет заказ и назначает курьера либо оставляет доставку доступной для самостоятельного принятия.
2. Курьер забирает заказ и отмечает это в приложении.
3. Заказ переходит в статус «В пути».
4. После передачи покупателю курьер отмечает доставку выполненной.

Изменения автоматически передаются в CRM. Покупатель видит актуальный этап на сайте и в клиентском приложении. Повторно менять статус в каждом компоненте не нужно.

Для связи приложений требуется интернет; обновления могут появляться с небольшой задержкой.

Корректируйте время, если курьер задерживается

Если прогноз доставки изменился, его важно обновить в системе. В приложении курьера для этого предусмотрено действие «Не успеваю».

Корректировка добавляет выбранное количество минут к ранее указанному времени. Например, если прогноз был 19:20 и курьер добавил 15 минут, новым временем станет 19:35.

Сохранённое время используется в CRM и становится доступно покупателю. Оператор может опираться на него при общении с клиентом.

Внутри команды заранее определите, когда достаточно обновления времени, а когда оператору нужно дополнительно связаться с покупателем.

Разбирайте исключения в течение смены

Если адрес, состав или условия заказа изменились, оператор проверяет и сохраняет данные в CRM. Курьер работает с актуальной информацией связанного заказа.

Если доставку нужно передать другому сотруднику, оператор меняет назначение. При снятии назначения подходящий активный заказ с доставкой снова может появиться среди свободных.

Изменять данные заказа помогает инструкция по редактированию.

Проверяйте результаты и незавершённые доставки

В течение смены оператор может отбирать заказы по курьеру и статусу. Это помогает проверить, какие доставки закреплены за сотрудником и какие ещё остаются активными.

Выполненные доставки сохраняются в истории приложения курьера. В CRM доступен отчёт за выбранный период с результатами заказов и курьеров.

Перед завершением смены полезно проверить:

• не остались ли выполненные доставки в активных статусах;
• есть ли заказы без ответственного курьера;
• соответствует ли время в системе последнему прогнозу;
• корректно ли отмечены выполненные и отменённые заказы.

Проверьте весь сценарий на тестовом заказе

Перед запуском предложите оператору и курьеру вместе пройти путь заказа: появление в CRM, назначение, получение на телефоне, переход «В пути» и завершение доставки. Отдельно проверьте изменение времени и отображение статуса у покупателя.

Так команда познакомится с порядком действий до первой загруженной смены.

Приложение курьера Recepto связано с CRM, сайтом и клиентским приложением. Первый месяц тестирования бесплатный — его можно использовать, чтобы проверить этот сценарий на процессах вашей доставки.